1.采購(gòu)申請(qǐng)和審計(jì)
每一檢驗(yàn)部門(mén)根據(jù)檢驗(yàn)工作的需要，購(gòu)置儀器設(shè)備時(shí)，由各科室負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》(見(jiàn)表1)，明確儀器設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、范圍、范圍、準(zhǔn)確度等級(jí)、數(shù)量、購(gòu)置原因、供貨價(jià)格、推薦的供應(yīng)商等，并遞交實(shí)驗(yàn)室技術(shù)負(fù)責(zé)人對(duì)技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行審核，報(bào)實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行。
表1采購(gòu)申請(qǐng)表
2.供應(yīng)商評(píng)審
供貨商的評(píng)估包括：(1)供貨商的明；(2)價(jià)格和供應(yīng)時(shí)間；(3)售后服務(wù)；(見(jiàn)表2)供貨商評(píng)估表(見(jiàn)表2)，由實(shí)驗(yàn)室技術(shù)主管審核確定是否列入合格供應(yīng)商。每個(gè)專(zhuān)科室向?qū)嶒?yàn)室設(shè)備經(jīng)理提交評(píng)估數(shù)據(jù)，然后由實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理將合格供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商清單。
表2.供應(yīng)商評(píng)估表
3.執(zhí)行采購(gòu)
裝備采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)《采購(gòu)申請(qǐng)表》中的技術(shù)要求和交貨日期，向供應(yīng)商明確詳細(xì)地說(shuō)明，并跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，如有延誤，請(qǐng)及時(shí)通知申購(gòu)人員。
4.接受儀器設(shè)備
新近購(gòu)置的計(jì)量?jī)x器由實(shí)驗(yàn)室管理人員組織有關(guān)專(zhuān)班按照《計(jì)量設(shè)備驗(yàn)收單》(見(jiàn)表3)對(duì)設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。儀表使用部門(mén)要仔細(xì)檢查儀器設(shè)備資料是否齊全，其技術(shù)指標(biāo)按照合同或協(xié)議條款逐一對(duì)照，確認(rèn)是否符合采購(gòu)要求。不能代表儀器的正常運(yùn)行，還需進(jìn)行一段時(shí)間的試運(yùn)轉(zhuǎn)，確保儀器運(yùn)行完全正常，方可通過(guò)驗(yàn)收，對(duì)不合格的儀器設(shè)備要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系。
表格3，測(cè)量設(shè)備接受表
二、儀器設(shè)備計(jì)量管理
所有用于檢驗(yàn)/校準(zhǔn)結(jié)果的準(zhǔn)確性或有效性的測(cè)量設(shè)備，應(yīng)有有效的檢定或校準(zhǔn)證書(shū)，并符合量值溯源要求。在無(wú)需檢定或校準(zhǔn)的輔助測(cè)量設(shè)備中，對(duì)終結(jié)果影響很小，或者其不確定度的貢獻(xiàn)對(duì)總不確定度無(wú)顯著影響，應(yīng)檢查其狀態(tài)是否符合適用要求。
1.預(yù)先計(jì)量
新近采購(gòu)的設(shè)備雖然有合格證，但只能表示在出廠時(shí)合格，一些儀器在運(yùn)輸、安裝時(shí)計(jì)量特性有可能已經(jīng)改變，所以新購(gòu)置的設(shè)備必須在檢定合格后才能投入正常使用。
2.定期測(cè)量
檢驗(yàn)儀器在使用過(guò)程中，計(jì)量性能可能會(huì)出現(xiàn)偏差，應(yīng)定期對(duì)檢測(cè)設(shè)備進(jìn)行校驗(yàn)或校準(zhǔn)，以避免因不符合測(cè)量要求而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)?；?yàn)室應(yīng)根據(jù)預(yù)期的設(shè)備使用目的和測(cè)量特征，制定年度周檢計(jì)劃并組織實(shí)施，保證檢測(cè)設(shè)備始終處于受控狀態(tài)。
3.管理設(shè)備狀態(tài)的標(biāo)識(shí)
計(jì)量指標(biāo)管理是確認(rèn)計(jì)量特性的直觀證明，設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)按要求對(duì)計(jì)量狀態(tài)進(jìn)行“三色標(biāo)記”管理，即綠色“合格證”、黃色“準(zhǔn)用證”、紅色“停用證”，用不同的顏色表示不同的計(jì)量狀態(tài)，要粘貼在設(shè)備上的明顯位置上，用戶(hù)對(duì)儀器的狀態(tài)一目了然。
  4.期間核查
為了保證測(cè)量設(shè)備的檢定或校準(zhǔn)狀態(tài)的可信性，即確認(rèn)兩個(gè)周期間儀器設(shè)備的計(jì)量特性是否被維持在允許的范圍內(nèi)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)其誤差，并縮短失準(zhǔn)后的追溯時(shí)間，盡可能減少風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用，確保測(cè)量結(jié)果的持續(xù)準(zhǔn)確和有效，應(yīng)定期進(jìn)行核查。驗(yàn)證的方法有：檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)法、傳遞測(cè)量法、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)可靠性驗(yàn)證法、實(shí)驗(yàn)室間比較法、設(shè)備比較法、自帶標(biāo)樣檢驗(yàn)法等。
三、儀器設(shè)備的建檔
1.建立儀表設(shè)備記錄
必須建立完善的儀器設(shè)備管理制度，儀器設(shè)備管理人員應(yīng)建立一套全實(shí)驗(yàn)室動(dòng)態(tài)的儀器設(shè)備清單，內(nèi)容包括儀器設(shè)備名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、準(zhǔn)確度等級(jí)、制造單位、出廠編號(hào)、計(jì)量編號(hào)、購(gòu)買(mǎi)日期、使用部門(mén)、使用人員等。為了方便儀器設(shè)備的統(tǒng)一管理和查找，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)其內(nèi)部設(shè)定的編號(hào)規(guī)定，給每臺(tái)新購(gòu)置的儀器一個(gè)編號(hào)，不可隨意更改。每個(gè)儀器上都要有清晰的狀態(tài)標(biāo)志，并注明有效期，以便操作員能清楚地了解儀器的狀況。
  2.建立儀器設(shè)備檔案
實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理人員應(yīng)及時(shí)收集、整理、保存每臺(tái)新購(gòu)置的儀器設(shè)備的檔案，內(nèi)容包括：設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表、儀器設(shè)備驗(yàn)收單、合同、設(shè)備及其軟件標(biāo)識(shí)、使用說(shuō)明書(shū)、保修卡、校驗(yàn)證書(shū)、設(shè)備維護(hù)記錄、維修記錄等。